✅ GDPR Compliance Checklist για Διεθνή SaaS Πλατφόρμα Αποστολής και Αποθήκευσης Αρχείων (filesgr.gr)

Η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) είναι ουσιώδης για κάθε SaaS πλατφόρμα που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, ειδικά όταν απευθύνεται σε χρήστες εντός και εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η filesgr.gr, ως διεθνής υπηρεσία αποστολής και αποθήκευσης αρχείων στο cloud, δεσμεύεται να διασφαλίζει την ιδιωτικότητα και την ασφάλεια των χρηστών της σύμφωνα με το GDPR.

Ακολουθεί ένας πλήρης οδηγός συμμόρφωσης που μπορεί να λειτουργήσει τόσο ως εσωτερικό εργαλείο συμμόρφωσης όσο και ως στοιχείο διαφάνειας για την παρουσίαση της δέσμευσής σας στην προστασία δεδομένων.

🔒 1. Καθορισμός Ρόλων – Είσαι Υπεύθυνος ή Εκτελών Επεξεργασίας;

Ο πρώτος κρίσιμος βήμα είναι η σαφής κατηγοριοποίηση:

• Αν παρέχεις την πλατφόρμα σε επιχειρήσεις (π.χ. B2B model), λειτουργείς ως Εκτελών Επεξεργασίας (Processor).

• Αν συλλέγεις δεδομένα απευθείας από τελικούς χρήστες (π.χ. email, IP, αρχεία), είσαι και Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Controller).

Η filesgr.gr λειτουργεί και με τους δύο ρόλους, ανάλογα με τη χρήση του κάθε πελάτη.

➡️ Tip: Δημιούργησε ξεχωριστή Data Processing Agreement (DPA) για πελάτες B2B.

📄 2. Διαφάνεια μέσω Πολιτικής Απορρήτου

Η Πολιτική Απορρήτου πρέπει να είναι:

• Κατανοητή, χωρίς νομική ορολογία.

• Πλήρως εναρμονισμένη με το Άρθρο 13 και 14 του GDPR.

• Ενημερωμένη για cookies, analytics, τρίτους παρόχους, δικαιώματα των χρηστών.

Πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ποια δεδομένα συλλέγονται (π.χ. email, IP, browser, μεταδεδομένα αρχείων).

• Γιατί τα συλλέγεις.

• Πόσο καιρό τα κρατάς.

• Με ποιους τα μοιράζεσαι (π.χ. AWS, Cloudflare, Sendgrid).

• Πώς μπορεί ο χρήστης να τα τροποποιήσει ή να τα διαγράψει.

➡️ SEO Tip: Πρόσθεσε structured data για PrivacyPolicy και semantic HTML για accessibility.

✅ 3. Έγκυρη Συγκατάθεση

Ο GDPR απαιτεί ενεργή και σαφής συγκατάθεση, ιδιαίτερα για:

• Cookies

• Newsletters

• Προωθητικά email

• Ανάλυση χρήσης με τρίτους (π.χ. Google Analytics)

Απαραίτητο:
Χρήση Cookie Consent Banner με granular επιλογές (π.χ. “Αναγκαία / Προτιμήσεις / Στατιστικά / Marketing”) και όχι προ-τσεκαρισμένα checkboxes.

➡️ Χρησιμοποίησε εργαλεία όπως το Cookiebot, Osano ή Usercentrics.

🔐 4. Μηχανισμοί Ασφάλειας (Security by Design)

Ο GDPR απαιτεί από τις SaaS πλατφόρμες να ενσωματώνουν ασφάλεια "by design" και "by default".

Η filesgr.gr πρέπει να εφαρμόζει:

• Encryption at rest & in transit (π.χ. TLS 1.3, AES-256)

• 2FA/ MFA για χρήστες και admin panel

• Role-based access controls (RBAC)

• Hashing των passwords με αλγόριθμους όπως bcrypt

• Audit logs και ανίχνευση κακόβουλης δραστηριότητας

➡️ Bonus: Ανακοίνωσε δημόσια τα βασικά μέτρα ασφαλείας στη σελίδα Security για λόγους εμπιστοσύνης και SEO.

🧾 5. Καταγραφή Επεξεργασιών (Records of Processing Activities – ROPA)

Σύμφωνα με το Άρθρο 30 του GDPR, οι οργανισμοί πρέπει να τηρούν εσωτερική τεκμηρίωση που περιγράφει:

• Ποια δεδομένα επεξεργάζονται.

• Από πού προέρχονται.

• Σε ποιον μεταφέρονται.

• Πού αποθηκεύονται.

• Πότε διαγράφονται.

➡️ Χρησιμοποίησε ένα εργαλείο συμμόρφωσης (π.χ. OneTrust, TrustArc, VeraSafe) για να διαχειρίζεσαι τα ROPA και τις εκθέσεις συμμόρφωσης.

🌍 6. Διεθνείς Χρήστες και Διαβιβάσεις Δεδομένων Εκτός ΕΕ

Αν εξυπηρετείς χρήστες από ΗΠΑ, Ηνωμένο Βασίλειο ή άλλες χώρες:

• Χρησιμοποιείς SCCs (Standard Contractual Clauses) με όλους τους τρίτους εκτός ΕΕ (π.χ. AWS σε ΗΠΑ, Google Cloud).

• Αν εφαρμόζεις EU-US Data Privacy Framework, δηλώνεις τη συμμόρφωση στο privacy policy.

• Ενημερώνεις τους χρήστες σου για τα δικαιώματά τους ακόμα και εκτός ΕΕ.

➡️ Tip: Στην πλατφόρμα filesgr.gr, δημιούργησε σελίδα International Data Transfers με σαφείς πληροφορίες για το πού αποθηκεύονται τα δεδομένα.

🧠 7. Δικαιώματα Υποκειμένων των Δεδομένων

Η πλατφόρμα σου πρέπει να διευκολύνει την άσκηση των παρακάτω δικαιωμάτων:

• Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15)

• Δικαίωμα διόρθωσης

• Δικαίωμα διαγραφής (το «δικαίωμα στη λήθη»)

• Δικαίωμα φορητότητας

• Δικαίωμα αντίρρησης στην αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων

➡️ Φτιάξε ένα απλό "Privacy Center" ή “Data Request Form” με backend λειτουργία, όπου οι χρήστες μπορούν να κάνουν αιτήματα και να λαμβάνουν απαντήσεις εντός 30 ημερών.

📢 8. Data Breach Plan (Σχέδιο Αντιμετώπισης Παραβίασης)

Ο GDPR απαιτεί κοινοποίηση περιστατικών εντός 72 ωρών στην εποπτική αρχή (π.χ. Αρχή Προστασίας Δεδομένων).

Η πλατφόρμα πρέπει να έχει:

• Μηχανισμό εντοπισμού παραβίασης (monitoring + alerting)

• Εσωτερικό σχέδιο επικοινωνίας

• Σενάρια για ενημέρωση χρηστών

• Logbook παραβιάσεων

➡️ Τεκμηρίωσε τις διαδικασίες σου και ανέφερε στην Πολιτική Ασφαλείας ότι διαθέτεις breach plan.

🔧 9. Data Retention Policy (Πολιτική Διατήρησης Δεδομένων)

Αναφέρει:

• Πόσο καιρό διατηρούνται τα αρχεία.

• Τι γίνεται όταν λήξει η περίοδος αποθήκευσης.

• Ποια δεδομένα διαγράφονται άμεσα (π.χ. μη ενεργοί λογαριασμοί).

➡️ Για SEO και αξιοπιστία, δημιούργησε ξεχωριστή σελίδα ή ενότητα Data Retention & Deletion Policy.

 

📬 10. Συμβάσεις με Τρίτους – Υπεργολάβοι Επεξεργασίας (Sub-processors)

Κατάλογος τρίτων που διαχειρίζονται δεδομένα χρηστών:

AWSCloud για hosting σε Ιρλανδία / ΗΠΑ

Cloudflare για CDN & DDoS Protection  σε Παγκόσμιο επίπεδο

SendGrid για Email delivery  συνήθως σε  ΗΠΑ

Stripe/PayPal για πληρωμές  κυρίως σε  ΗΠΑ / ΕΕ

➡️ Δημιούργησε σελίδα Sub-processors Disclosure στο filesgr.gr, και ενημέρωνέ την τακτικά.

🧾 11. Εκπαίδευση Προσωπικού και Awareness

Αν έχεις ομάδα, φρόντισε να:

• Εκπαιδευτεί στο GDPR και την πολιτική απορρήτου.

• Γνωρίζει πώς να χειρίζεται αιτήματα χρηστών.

• Χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση και ασφαλή κανάλια.

➡️ Προσθέστε αυτό στο Security Page ή στο FAQ για διαφάνεια.

🌐 12. Συνεχής Παρακολούθηση και Αναθεώρηση

Ο GDPR δεν είναι “μία φορά και τέλος”.

• Επανεξέταση πολιτικών κάθε 12 μήνες

• Δοκιμές ασφάλειας (π.χ. penetration testing)

• Έλεγχος των sub-processors

• Ενημέρωση πολιτικής απορρήτου/terms/DPA

➡️ Δημιουργήστε εσωτερικό GDPR Review Plan και καταγράψτε το στην Compliance σελίδα.

📌 Συμπέρασμα

Η συμμόρφωση με τον GDPR δεν είναι απλώς νομική υποχρέωση. Είναι προϋπόθεση αξιοπιστίας, ανταγωνιστικότητας και εμπιστοσύνης για μια cloud-based SaaS πλατφόρμα όπως η filesgr.gr.

Με τη σωστή δομή, έλεγχο των sub-processors, τεκμηρίωση, και ενεργή προσέγγιση, μπορείς να επιτύχεις και να διατηρήσεις πλήρη και διαφανή συμμόρφωση.